Archivierung

DIENSTLEISTUNG wird bei uns gross geschrieben!

Archivierung mit Knoch


Im täglichen Geschäftsverkehr fallen in vielen Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten in Form von Lieferscheinen, Produktionsberichte, Plänen, Zeichnungen, Belege, Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen an. In Papierform müssen diese Dokumente gesichtet, sortiert und abgelegt werden. Die betroffenenen Aktenorder werden dicker und dicker, Suchvorgänge dauern länger und länger.

Abhilfe schafft hier eine digitale Erfassung dieser Dokumente mittels unserer Hochleistungsscanner. Der ursprüngliche Papierberg wird durch eine sinnvolle Indexierung einfach und unkompliziert am Bildschirm durchsuchbar. Viele Ordner samt Inhalt können so anschließend kompakt verstaut oder sogar vernichtet werden.

Verschiedene Formate der Bereitstellung

Dokumenten­vernichtung gemäß DIN EN 15713

Im Klartext gesprochen: Wie läuft so eine Archivierung ab?


Dokumenteneingang:
Zunächst müssen die zu archivierenden Dokumente zu Knoch gelangen. Das kann per Abholung, Anlieferung oder auch per Post erfolgen. In unserem Haus sortieren geschulte Mitarbeiter Ihre Unterlagen. Heft- und Büroklammern werden entfernt, Eselsohren geglättet, Falten und Knicke glattgestrichen. Warum dieser Aufwand? Ein sauber aufbereitetes Dokument kann effizienter und genauer eingescannt werden.

Scannen:
Unsere Scans mit Kodak-Hochleistungsscannern erfolgen in einer Auflösung bis zu 400 dpi, wahlweise in Schwarz-weiss oder Farbe, mit einer Geschwindigkeit von bis zu 300 Blatt pro Minute. Die Scans werden anschließend automatisiert in das gewünschte Dateiformat umgewandelt. Beste Qualität kommt nicht von ungefähr, mit KODAK-Perfect Page holen wir das maximiale an Qualität aus dem Beleggut...das digitale Image hat eine bessere Qualität als das Original, egal ob der Beleg einen schlechten Druck, farbig oder verschmutz ist.

Digitale Ablage und manuelle Indizierung:
Bei Erstarchivierung berücksichtigen wir nicht nur die im Vorfeld festgelegten Ablagekriterien, sondern halten bei auftretenden Abweichungen im Ordnermaterial sofort Rücksprache mit Ihnen. Auch beim Erfassen Ihrer Tagespost wird penibel auf die Einhaltung aller Indizierungskriterien geachtet, damit die Dokumente sofort umfassend digital verfügbar sind.

Inhaltliche Erfassung mittels OCR-Lesung:
Mit der heutigen OCR-Technik werden aus den gescannten Dokumenten Buchstabe für Buchstabe die textlichen Inhalte extrahiert. Der so gewonnene Klartext kann nun für automatisierte Indizierungen herangezogen werden, via Volltextsuche ausgewertet werden und nachträglich feinkorrigiert und sogar inhaltlich erweitert werden.

Bereitstellung der digitalen Inhalte:
Die gewonnenen digitalen Inhalte können nun in verschiedenen Medien zugänglich gemacht werden. Ob eine Datenträger mit allen Scans und Metadaten ausgehändigt wird, die digitalen Dokumente in Ihre eigenen EDV-Systeme überführt werden oder unser Knoch.WebArchiv zum Einsatz kommen soll, liegt nun ganz bei Ihnen!


Archivierung ist eine tolle Idee. Nur, wie fängt man damit an?


Bei einer Umstellung von manuellen Aktenzugriff auf digitale Nutzung und Recherche analysieren wir zunächst gemeinsam mit Ihnen, wie weit die Archivierung zurückreichen muss, um Ihre Anforderung an die Digitalisierung vollständig zu erfüllen. Diese Ist-Analyse erfolgt in Zusammenhang mit einem kleinen Testlauf anhand Ihrer eigenen Dokumenten und Belege.
  • Sollen weit zurückliegende Vorgänge nur noch digital erfasst sein, um Regale zu räumen und Platz zu schaffen?
  • Soll ein Workflow rund um Planungen und Freigaben auf digitalem Weg ortsunabhängig "on Demand" erfolgen können?
  • Soll eine Sortierung und Ordnung von Buchungsvorgängen nach unterschiedlichen Kriterien möglich sein?
  • Welches ist Ihre Vision vom papierlosen Büro?
Archivierung ist modular aufgebaut. Welche Bausteine benötigen Sie?
 
  1. digitale Archivierung von bestehenden Aktenbeständen
  2. digitale Archivierung des täglichen Posteingangs
  3. automatische Volltexterkennung mittels OCR
  4. postalische Weiterleitung, Einlagerung oder zertifizierte Vernichtung der Dokumente
Indexierung ist auch modular aufgebaut.
 
  1. manuelle Indexierung von Aktenbeständen während der Ersterfassung
  2. nachträgliche manuelle Indexierung aufgrund erweiterter Zugriffswünsche
  3. softwaregesteuerte Indexierung anhand von OCR-Auswertungen nach vorgegebenen Kriterien
  4. Indexierung über automatischer Barcodeerkennung
Für Kunden

Web-Log-in
Support
Standort




D. Knoch GmbH © 2018 | Impressum | Datenschutz | made by ...